校行政〔2024〕80號(hào)

  合肥大學(xué)科研類檔案管理細(xì)則（修訂）

第一章總則

第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校科研檔案的管理，充分發(fā)揮科研檔案的作用,，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》（2020年修訂）,、《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部、國(guó)家檔案局令第27號(hào)）,、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》等法律法規(guī),，特制定本細(xì)則。

第二條科研檔案是指科研項(xiàng)目在立項(xiàng)論證,、研究實(shí)施及過程管理,、結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)、成果管理等過程中形成的，具有保存價(jià)值的文字,、圖表,、數(shù)據(jù)、圖像,、音頻,、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標(biāo)本、樣本等實(shí)物,。

第三條科研檔案工作是科研管理的重要組成部分和科研活的重要環(huán)節(jié),，各部門應(yīng)當(dāng)把科研檔案工作要求納入科研管理制度與工作流程，與科研項(xiàng)目工作同部署,、同實(shí)施,、同檢查，將科研檔案管理列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)并予以考核,。

第四條科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收時(shí),，各部門應(yīng)當(dāng)按照分類分級(jí)管理的原則，按照有關(guān)規(guī)定對(duì)科研檔案的完整性,、準(zhǔn)確性,、系統(tǒng)性進(jìn)行審查或驗(yàn)收。

第五條任何人不得以任何理由將應(yīng)當(dāng)歸檔的科研文件材料據(jù)為己有或拒絕歸檔,。

第二章  科研檔案歸檔范圍的確定

第六條 歸檔的文件材料,，必須對(duì)學(xué)校和社會(huì)、當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用,。

第七條 歸檔的科研文件材料,，必須反映科研管理、科研項(xiàng)目活動(dòng)的全過程,。保證完整,、準(zhǔn)確、系統(tǒng),。

第八條 歸檔的科研文件材料,，必須遵循其自然形成規(guī)律。保持其有機(jī)聯(lián)系,，照顧不同學(xué)科,、專業(yè)科研文件材料的不同特點(diǎn)和成套性。

第九條 幾個(gè)單位協(xié)作完成的研究課題,，可按《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》第二十二條規(guī)定或協(xié)議條款立卷歸檔,。由主持單位歸檔保存一整套檔案，協(xié)作單位保存自己所承擔(dān)任務(wù)中形成的科研文件材料,。如確系涉及協(xié)作單位的合法權(quán)益,，應(yīng)在協(xié)議、合同和委托書中明確其科研文件材料的歸屬，但協(xié)作單位應(yīng)將承擔(dān)課題部分的有關(guān)檔號(hào)及案卷目錄提供給主持單位,。

第十條 各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)科研內(nèi)容和科研管理程序,，結(jié)合科研項(xiàng)目特點(diǎn)確定歸檔范圍?？蒲许?xiàng)目在立項(xiàng)論證,、研究實(shí)施及過程管理、結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià),、成果管理等全過程中形成的,，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的科研文件材料均應(yīng)當(dāng)納入歸檔范圍。

歸檔范圍主要包括但不限于：

（一）立項(xiàng)論證階段

項(xiàng)目指南,、可行性研究報(bào)告,，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算文件材料,，申報(bào)書及相關(guān)證明,；立項(xiàng)評(píng)審文件材料,，評(píng)審文件材料；立項(xiàng)（含預(yù)算）批復(fù),，任務(wù)合同書（含預(yù)算書）及各類協(xié)議等,。

（二）研究實(shí)施及過程管理階段

研究計(jì)劃、組織實(shí)施工作方案,，研究,、實(shí)驗(yàn)任務(wù)書、大綱,，實(shí)驗(yàn),、探測(cè)、測(cè)試,、觀測(cè),、觀察、野外調(diào)查,、考察等的原始記錄和整理記錄,，綜合分析報(bào)告；設(shè)計(jì)文件,、圖樣,，集成電路布圖，工藝文件,，計(jì)算文件，數(shù)據(jù)處理文件,；科學(xué)數(shù)據(jù),；研制的樣機(jī)、樣品、標(biāo)本等的實(shí)物及其目錄,、圖片等,。

中期、年度等階段執(zhí)行進(jìn)展情況報(bào)告,、總結(jié)報(bào)告,、研究成果等；項(xiàng)目,、人員,、進(jìn)度、經(jīng)費(fèi)等的調(diào)整,、變更文件材料,；撤銷項(xiàng)目已開展工作、已使用經(jīng)費(fèi),、已購置設(shè)備儀器,、階段性成果、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等情況文件材料,。

專家咨詢,、中期檢查、中期評(píng)審,、項(xiàng)目監(jiān)督工作形成文件材料,。

建設(shè)的中試線、試驗(yàn)基地,、示范點(diǎn)一覽表,、圖片及數(shù)據(jù)等。

（三）結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià),、成果管理階段

驗(yàn)收申請(qǐng)書,，驗(yàn)收承諾書；工作總結(jié)報(bào)告,，技術(shù)報(bào)告,，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)決算等財(cái)務(wù)情況文件材料。

驗(yàn)收通知,，驗(yàn)收評(píng)審文件材料,；驗(yàn)收現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試報(bào)告，第三方檢測(cè),、測(cè)試,、評(píng)估報(bào)告，用戶使用報(bào)告及證明,、典型用戶報(bào)告,、產(chǎn)業(yè)化審核報(bào)告等,；驗(yàn)收結(jié)論書，結(jié)題書面通知等,。

專家評(píng)議文件材料,、評(píng)價(jià)結(jié)論等績(jī)效評(píng)價(jià)工作文件材料。

研究報(bào)告,、論文,、專著、數(shù)據(jù)庫等研究成果文件材料,；

自評(píng)價(jià)報(bào)告,，科技報(bào)告；專利,、軟件及其他知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件材料,。

產(chǎn)業(yè)化報(bào)告、證書,、出版物等成果應(yīng)用,、獲獎(jiǎng)、宣傳推廣文件材料,。

第十一條 歸檔的重點(diǎn)是承擔(dān)的科研項(xiàng)目各個(gè)階段形成的不同載體的文件材料,，特別是研究實(shí)驗(yàn)階段形成的作為研究結(jié)果依據(jù)的原始材料。

第十二條 取得負(fù)結(jié)果或因故中斷的重要課題的科研文件材料也應(yīng)歸檔,。其他材料如認(rèn)為必要,，也可有選擇地作資料暫存。

第十三條科研電子檔案應(yīng)當(dāng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》進(jìn)行整理,。有條件的可以開展科研檔案數(shù)字化,。使用科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分考慮科研檔案管理需要,，設(shè)置科研電子文件歸檔管理功能或接口,，并確保歸檔電子文件真實(shí)、完整,、可用,、安全。歸檔的科研電子文件及其存儲(chǔ)格式,、元數(shù)據(jù)等應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家相關(guān)規(guī)范要求,。

第三章 立卷與歸檔程序

第十四條 課題組長(zhǎng)在制定和討論工作計(jì)劃安排時(shí)，向課題組成員布置平時(shí)積累科研文件材料的任務(wù)和方法,，并指定專人兼任檔案員,。 

第十五條 堅(jiān)持實(shí)行科研文件材料形成部門和課題組立卷制度。課題結(jié)束后,，由本課題負(fù)責(zé)人主持立卷,、兼職檔案員將形成積累的全部文件材料按要求整理后成卷,。

第十六條 根據(jù)科研文件材料形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和便于查考利用的組卷原則,，以及科研文件材料的內(nèi)容、價(jià)值,、數(shù)量和載體形式等實(shí)際情況,，將每個(gè)研究課題的科研文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，視其材料多少,，組成一題一卷或一題數(shù)卷,。將最能反映課題概況的科研文件材料，如開題文件,、論文,、專著、鑒定材料,，成果申報(bào)與獲獎(jiǎng)材料,，科研投資與經(jīng)費(fèi)核算材料等，整理組成綜合卷,，排放在研究課題全部案卷之首,，其余科研文件材料按科研階段依次系統(tǒng)整理組卷。

第十七條 內(nèi)容不可分的科研文件材料按以下要求排列：正件在前,，附件在后,；正本在前，定稿在后,；批復(fù)在前,，請(qǐng)示在后；上級(jí)通知在前,，上報(bào)材料在后,；轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，原件在后,；結(jié)論性材料在前,，依據(jù)性材料在后。

第十八條卷內(nèi)文件材料排列順序依據(jù)卷內(nèi)的材料構(gòu)成而定,順序?yàn)椋悍饷?、目錄,、文件材料部分、備考表,、封底?/span>

第十九條 拆除案卷內(nèi)的金屬物，對(duì)破損的科研文件材料進(jìn)行修補(bǔ),。

第二十條 裝訂成卷的全部科研文件材料按順序編寫頁號(hào),，無論單面或雙面只要有書寫文字,，均應(yīng)一面編寫一個(gè)頁號(hào)，每卷頁碼均從1開始,，頁號(hào)位置在歸檔材料正面右上角或背面左上角的空白位置,。

第二十一條 課題組在材料歸檔前確定每個(gè)案卷的保管期限和密級(jí)劃分的具體意見，密級(jí)分為絕密,、機(jī)密,、秘密三種，按《科學(xué)技術(shù)保密條例》辦理,。

第二十二條 填寫卷內(nèi)目錄,、備考表。

第二十三條 驗(yàn)收通過的科研項(xiàng)目（課題）材料及其電子文件,，由科研處在項(xiàng)目（課題）完成后原則上兩個(gè)月內(nèi),，統(tǒng)一向檔案館移交。檔案館對(duì)歸檔材料進(jìn)行審查,、驗(yàn)收,，并在歸檔合格證明上簽署意見，加蓋檔案館公章,。通過驗(yàn)收的項(xiàng)目（課題）,，由檔案館出具歸檔證明。

第二十四條 暫不申報(bào)或中斷,、停止的研究課題,，在課題結(jié)束或中斷、停止后兩個(gè)月內(nèi)歸檔,。

第四章 科研檔案管理

第二十五條 登記科研檔案總目錄,，按檔案歸檔的時(shí)間先后順序，以案卷為對(duì)象填寫,。

第二十六條 按檔號(hào)順序排架,。

第二十七條 根據(jù)科研檔案科學(xué)價(jià)值以及對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、科研發(fā)展,、社會(huì)進(jìn)步的作用,，進(jìn)行檔案價(jià)值的鑒定，鑒定包括對(duì)研究課題檔案進(jìn)行整體鑒定和確定每個(gè)案卷的保管期限,。

第二十八條 對(duì)研究課題檔案進(jìn)行整體鑒定,，以整套研究課題檔案為單元，按課題的任務(wù)來源,、意義,、科技水平、經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益以及歷史價(jià)值,，劃分重大,、重要,、一般三級(jí)。

（一）屬于重大級(jí)研究課題檔案主要指：國(guó)家和各部,、委下達(dá)的重要研究項(xiàng)目,，以及重要的國(guó)際合作項(xiàng)目的檔案；獲得國(guó)家級(jí)各類成果或部,、省,、市級(jí)二等科技成果以上獎(jiǎng)（含二等獎(jiǎng)）的項(xiàng)目檔案，對(duì)自然現(xiàn)象（如天文,、地震、藥物,、疾病等）的系統(tǒng)觀測(cè)和資源,、疾病等的調(diào)查、考察中積累的重要基礎(chǔ)檔案資料,。

（二）屬于重要級(jí)研究課題的檔案主要有：國(guó)家各部門和省市下達(dá)的較重要的研究項(xiàng)目,，以及一般國(guó)際合作項(xiàng)目的檔案；獲得各部委,、省市級(jí)三等以下科技成果獎(jiǎng)（含三等）的檔案,；屬國(guó)家級(jí)、部級(jí)重大研究項(xiàng)目,、因故中斷研究,，但在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)具有較高查考利用價(jià)值的檔案。

（三）屬一般級(jí)研究課題的檔案主要是除上述二級(jí)以外的一般性的研究項(xiàng)目或未取得成果的科研檔案,。

第二十九條 確定具體案卷的保管期限,，以每個(gè)案卷為單元，結(jié)合不同學(xué)科專業(yè),、不同類型科研工作的特點(diǎn),，確定卷內(nèi)文件的保管期限。

第三十條 確定具體案卷的保管期限,，以每個(gè)案卷為單元,，結(jié)合不同學(xué)科專業(yè)、不同類型科研工作的特點(diǎn),，確定卷內(nèi)文件的保管期限,。

第三十一條 科研管理部門和課題組隨時(shí)收集在科研成果申報(bào)獲獎(jiǎng)及推廣應(yīng)用階段中形成的科研文件材料，統(tǒng)一整理后向檔案部門歸檔,，并根據(jù)獲得成果獎(jiǎng)情況,，及時(shí)對(duì)有關(guān)課題檔案的案卷保管期限進(jìn)行調(diào)整。

第五章 科研檔案管理工作職責(zé)

第三十二條學(xué)?？蒲刑幨菍W(xué)?？蒲袡n案歸檔監(jiān)督管理單位,。科研處應(yīng)在下達(dá)項(xiàng)目立項(xiàng)通知,、檢查計(jì)劃進(jìn)度,、結(jié)題驗(yàn)收、獎(jiǎng)勵(lì)評(píng)審等環(huán)節(jié)提出檔案歸檔要求,，并協(xié)助科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人完成檔案歸檔工作,。主要職責(zé)包括：

（一）在檔案館的指導(dǎo)下制定并落實(shí)項(xiàng)目檔案工作業(yè)務(wù)規(guī)范；

（二）協(xié)同檔案館建立項(xiàng)目檔案工作體系網(wǎng)絡(luò),，負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集和整理,，落實(shí)項(xiàng)目建檔工作，檢查督促所屬課題的檔案工作,；

（三）會(huì)同學(xué)校檔案館對(duì)所屬課題項(xiàng)目檔案進(jìn)行驗(yàn)收,，并完成檔案移交工作。

第三十三條科研檔案實(shí)行科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人歸檔責(zé)任制,，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是課題檔案歸檔的第一責(zé)任人,，主要職責(zé)包括：

（一）執(zhí)行科研項(xiàng)目檔案工作制度、規(guī)范,，負(fù)責(zé)所承擔(dān)任務(wù)文件材料的收集,、整理和歸檔；

（二）與各參與單位簽訂合同,、協(xié)議時(shí),，應(yīng)明確歸檔內(nèi)容、質(zhì)量要求,、歸檔時(shí)間和違約責(zé)任,；

（三）接受檔案工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；

（四）配合科研處和檔案館完成所承擔(dān)任務(wù)的檔案驗(yàn)收工作,，移交檔案材料,；

（五）項(xiàng)目立項(xiàng)后，特別是重大,、重點(diǎn)科研項(xiàng)目,，項(xiàng)目組要指定專人負(fù)責(zé)科研文件材料的形成、積累和整理工作,，匯集不同階段形成的材料,，以保證項(xiàng)目材料的齊全完整。

第三十四條學(xué)校檔案館負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)制定,、業(yè)務(wù)指導(dǎo),、監(jiān)督檢查和驗(yàn)收移交工作，對(duì)項(xiàng)目檔案立卷歸檔工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查，主要職責(zé)包括：

（一）制定各級(jí)各類科研項(xiàng)目檔案工作規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范,；

（二）建立科研項(xiàng)目檔案工作體系,，明確相關(guān)部門和人員的檔案工作職責(zé)；

（三）負(fù)責(zé)對(duì)科研項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),、培訓(xùn)和監(jiān)督檢查,；

（四）協(xié)助上級(jí)檔案管理部門和學(xué)校科研管理部門做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作,；

（五）負(fù)責(zé)檔案的接收進(jìn)館工作,，建設(shè)檔案信息資源庫。

第六章 科研檔案的開發(fā)利用

第三十五條 努力開發(fā)利用科研檔案信息資源,，為提高本校教學(xué)科研水平,、社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

第三十六條 任何人查閱,、借閱科研檔案材料,，需先經(jīng)課題組負(fù)責(zé)人或科研處領(lǐng)導(dǎo)同意。

第三十七條 課題組撤銷后,，查閱、借閱科研檔案需經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人或科研處領(lǐng)導(dǎo)同意,。

第三十八條 查閱者必須負(fù)責(zé)保護(hù)檔案,，不得涂改、圈劃,、作記號(hào),，不得損壞。

第七章 科研課題檔案的鑒定與銷毀

第三十九條 鑒定工作要在單位主管科研工作的負(fù)責(zé)人或總工程師的領(lǐng)導(dǎo)下,，由科研管理人員,、科研人員、檔案人員和保密人員組成的鑒定小組進(jìn)行,。

第四十條 對(duì)已到保管期限的科研課題檔案需重新鑒定其價(jià)值,，價(jià)值鑒定后方可決定檔案是否繼續(xù)保存還是銷毀；對(duì)需要調(diào)整密級(jí)的科研課題檔案重新確定密級(jí),。

第四十一條對(duì)館藏的科研課題檔案每3-5年集中鑒定一次,，必要時(shí)可以提前或推后。

第四十二條鑒定小組按填寫“科研課題檔案鑒定表”,，寫出鑒定工作報(bào)告,，編制檔案銷毀清冊(cè)一式兩份，報(bào)送單位主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn),，銷毀時(shí)指派兩人監(jiān)銷,。

第四十三條本辦法自印發(fā)之日起施行，原《合肥學(xué)院科研檔案管理細(xì)則》（院政辦〔2004〕21號(hào)文）同時(shí)廢止。

附件：科研類文件材料歸檔范圍與保管期限表

合肥大學(xué)

                                   2024年5月16日

附件

科研類文件材料歸檔范圍與保管期限表