校行政〔2024〕79號(hào)

合肥大學(xué)基本建設(shè)類(lèi)檔案管理辦法（修訂）

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)和規(guī)范基本建設(shè)檔案工作的質(zhì)量和管理水平，發(fā)揮基建檔案在學(xué)校建設(shè)和發(fā)展中的作用,，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》（2020年修訂）,、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》、國(guó)家檔案局頒布實(shí)施的《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》等有關(guān)規(guī)定的要求,，結(jié)合我?；窘ㄔO(shè)工作的具體情況，特制定本辦法,。

第二條基本建設(shè)類(lèi)檔案,，是指我校在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成使用的全過(guò)程中直接形成的,，具有保存價(jià)值的文字,、圖表、圖紙及聲像等不同載體的真實(shí)記錄,。

第三條 基建檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，確保檔案材料完整,、準(zhǔn)確,、系統(tǒng)、完全和有效利用,。

第四條基建檔案工作要納入基建規(guī)劃,、計(jì)劃，管理制度和基建人員職責(zé)范圍之中,，做到：基建工程立項(xiàng)與提出建檔要求同步,；基建項(xiàng)目建設(shè)管理過(guò)程與竣工材料的積累、整編,、審定工作同步,；基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。

第五條學(xué)?；ü芾聿块T(mén)指定負(fù)責(zé)人分管基建檔案工作,，配備相應(yīng)專(zhuān)(兼)職檔案人員，負(fù)責(zé)基建綜合管理,、項(xiàng)目建設(shè)等文件材料的收集,、積累、立檔、歸檔工作,。

第二章 歸檔范圍與保管期限

第六條歸檔的基建文件材料,，必須對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有參考價(jià)值和憑證作用。

第七條歸檔的基建文件材料必須反映基建管理和項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程,，遵循其自然形成規(guī)律,，保持其有機(jī)聯(lián)系與實(shí)物完全一致并具有成套性。

第八條歸檔的基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料應(yīng)為原始件,，保持歷史真跡,，不得擅自修改、剪貼,、偽造或事后補(bǔ)制,。基建文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良,、字跡工整,、線條清晰、圖面整潔,，利于長(zhǎng)遠(yuǎn)保存,。

第九條歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理、可行性研究,、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)材料,、設(shè)計(jì)文件、工程管理,、施工文件,、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收材料,，基建預(yù)算,、概算、決算,、器材管理等方面材料,。

第十條歸檔的重點(diǎn)是項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)階段形成的不同載體、形式的文件材料,，項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)階段形成的各類(lèi)批復(fù)性文件,、合同文件，施工技術(shù)文件中的測(cè)量類(lèi)文件及沉降觀測(cè)文件,、樁基技術(shù)文件及重要部位的質(zhì)評(píng)文件（如電梯分部工程驗(yàn)收證明書(shū)等）,，特別是包括竣工圖在內(nèi)的全套圖紙。

第十一條凡停建,、緩建的基建工程項(xiàng)目,，其所有文件材料由基建部門(mén)收集并負(fù)責(zé)保管,。

第十二條基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的保管期限分為永久、30年,、10年三種（基本建設(shè)類(lèi)項(xiàng)目檔案保管期限為30年的,、10年的，到保管期限時(shí)間節(jié)點(diǎn)后該項(xiàng)目仍在使用中需延長(zhǎng)其檔案保管期限（不可擅自銷(xiāo)毀）,。

第十三條不歸檔的文件材料：上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)基建的普發(fā)性(非專(zhuān)指本校),、不需要辦理的文件；正式施工前的草圖,、未定型圖紙,；重份文件和重份圖紙；無(wú)查考價(jià)值的臨時(shí)性,、事務(wù)性文件,。

第三章立卷與歸檔要求

 第十四條 凡需歸檔的基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料應(yīng)達(dá)到如下要求：

（一）基建部門(mén)接到基建新建、擴(kuò)建,，改建及大,、中型維修項(xiàng)目后，基建管理部門(mén)在布置工作計(jì)劃的同時(shí)要布置文件材料（包括各類(lèi)圖紙）的收集,、積累,、歸檔任務(wù)?；?xiàng)目結(jié)束（含最終完成,、階段完成）后，基建管理部門(mén)要組織相關(guān)單位和人員完成該項(xiàng)目的基建文件材料立檔整理,。

（二）基建項(xiàng)目實(shí)行總承包給外單位的,，由各分承包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍的基建文件材料,，交總承包單位匯總、整理,，竣工時(shí)由總承包單位向?qū)W?；ú块T(mén)提交完整、準(zhǔn)確,、系統(tǒng)的基建檔案材料,。

（三）基建項(xiàng)目由幾個(gè)單位分別承包的，各承包單位負(fù)責(zé)收集,、整理所承包工程的基建文件材料,，交學(xué)校基建部門(mén)匯總,、整理,、歸檔,。

（四）校檔案館要隨時(shí)了解大型基建項(xiàng)目主要的工程進(jìn)度，督促,、指導(dǎo)專(zhuān)(兼)職檔案員及工程技術(shù)人員做好基建文件材料的積累工作,。

（五）基建部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行基建文件材料的審簽制度，明確職責(zé),，把好文件材料形成的質(zhì)量關(guān),。

（六）校基建部門(mén)要檢查設(shè)計(jì),、施工單位基建文件材料的編號(hào)是否統(tǒng)一,，要與它所反映對(duì)象一致，能提示其性質(zhì)與特征,。

（七）使用基建文件材料過(guò)程中不允許隨便更改,。如有更改，必須填寫(xiě)變更通知單,，并履行批準(zhǔn)手續(xù),。

（八）歸檔的基建文件材料格式要統(tǒng)一，藍(lán)圖規(guī)格必須符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),，字,、圖清晰，用紙優(yōu)良,。歸檔的底圖,，格式須按國(guó)家制圖標(biāo)準(zhǔn)繪制完成。

（九）學(xué)校各部門(mén)在與設(shè)計(jì),、施工單位簽訂基建工程項(xiàng)目的合同或施工協(xié)議時(shí),，必須在合同或協(xié)議書(shū)中對(duì)竣工圖的編制、整理,、審核,、交接、驗(yàn)收做出規(guī)定,，明確寫(xiě)明編制竣工圖的責(zé)任(包括經(jīng)濟(jì),、法律責(zé)任)，做好施工記錄,、交工驗(yàn)收記錄和簽證等,。

（十）竣工檔案(主要是竣工圖)是基建工程項(xiàng)目的最后真實(shí)記錄，是對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行考核和日后使用,、維修,、擴(kuò)建、改建,，大,、中型維修的依據(jù),，同時(shí)具有法律依據(jù)，竣工圖是竣工驗(yàn)收的必備條件之一,，凡竣工圖不符合檔案管理要求的,，工程項(xiàng)目不能驗(yàn)收?？⒐D必須蓋有施工單位的竣工章,，施工單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人(或圖紙修改人)須簽名。

（十一）凡是重要和經(jīng)常使用的文件材料要有副本,。其他文件材料一般歸檔一份,。

（十二）基建檔案材料如需要報(bào)送地方政府城建檔案館，設(shè)計(jì),、施工單位和學(xué)?；ü芾聿块T(mén)在形成、收集,、積累時(shí)要交校檔案館一份原件(含電子檔案）,。

第四章整理組卷方法

第十五條組卷方法

（一）基建項(xiàng)目結(jié)束(含最終完成)后,，基建部門(mén)專(zhuān)(兼)職檔案人員應(yīng)對(duì)該項(xiàng)目形成的應(yīng)歸檔的基建文件材料進(jìn)行整理組卷,。

（二）根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律,，按保持其有機(jī)聯(lián)系和便于利用查考的組卷原則，對(duì)基建文件材料的內(nèi)容,、價(jià)值,、數(shù)量和載體形式進(jìn)行系統(tǒng)整理,，可按工程項(xiàng)目組卷,，一項(xiàng)一卷或若干卷。管理性文件材料排在整個(gè)項(xiàng)目首卷,，其余材料按文件性質(zhì)分別組成案卷,。

（三）文字材料的排列：正件在前,，附件在后；正本在前,，定稿在后,；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后,；圖紙按圖的類(lèi)別序號(hào)排列(即地質(zhì)勘測(cè)圖,、初步設(shè)計(jì)圖、建筑施工圖,、結(jié)構(gòu)施工圖,、水施圖、電施圖,、暖施圖,、更改圖)。

（四）拆除卷內(nèi)金屬物,，對(duì)破損的材料進(jìn)行修補(bǔ),。

（五）基建文件材料采用卷皮,、卷盒(袋)方式保管。藍(lán)圖采用手風(fēng)琴拆疊成四號(hào)圖紙的規(guī)格,，底圖采用卷放或平放兩種方式保管,。藍(lán)圖、底圖可以不裝訂,。

（六）無(wú)論單面或雙面只要有書(shū)寫(xiě)文字,，均作為一頁(yè)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，每卷頁(yè)數(shù)均從1開(kāi)始,，頁(yè)號(hào)位置在歸檔材料正面右上角或背面左上角的空白位置，不裝訂的案卷,，應(yīng)在卷內(nèi)每份材料右上方加蓋有單位名稱(chēng),、檔案、件號(hào)的戳記,，并逐一填寫(xiě),。

（七）既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料在前,，圖紙?jiān)诤蟆?/span>

（八）填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表,，卷內(nèi)文件材料情況說(shuō)明，應(yīng)填在備考表內(nèi),。若無(wú)說(shuō)明,，也應(yīng)將立卷人、檢查人姓名,、時(shí)間寫(xiě)上,。檢查人應(yīng)是立卷單位負(fù)責(zé)人，以示對(duì)歷史負(fù)責(zé),。

（九）確定保管期限(永久,、30年、10年),。

（十）草擬案卷封面各欄目,，經(jīng)校檔案部門(mén)審查后填寫(xiě)案卷封面。

（十一）工程技術(shù)人員填寫(xiě)基建檔案歸檔說(shuō)明（簡(jiǎn)介）,，交基建部門(mén)分管負(fù)責(zé)人審查后,，放在第一卷內(nèi)目錄之后。

第五章  檔案驗(yàn)收與移交

第十六條基建項(xiàng)目在驗(yàn)收前,，檔案館對(duì)準(zhǔn)備歸檔的基建文件材料進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收,，并出具相關(guān)證明，否則不能組織工程竣工驗(yàn)收,。

第十七條校檔案館應(yīng)是工程驗(yàn)收小組成員,，匯同校基建部門(mén)負(fù)責(zé)基建文件材料的驗(yàn)收工作。

第十八條基建檔案須在項(xiàng)目完成竣工驗(yàn)收備案后兩個(gè)月內(nèi)由?；ú块T(mén)移交檔案館歸檔,。

第十九條填寫(xiě)基建檔案資料移交目錄，一式兩份,，連同案卷經(jīng)檔案部門(mén)清點(diǎn)無(wú)誤后,，交接雙方在移交目錄上簽字蓋章，各執(zhí)一份存查,。

第六章  基建檔案的開(kāi)發(fā)利用

第二十條充分發(fā)揮基建檔案資料的法律憑證作用,，為保護(hù)房地產(chǎn)等權(quán)益提供憑證。

第二十一條利用計(jì)算機(jī)管理軟件進(jìn)行基建檔案資料的檢索,；指導(dǎo)利用者使用各種檢索工具,，回答利用者提出的問(wèn)題。

第二十二條本校人員查閱利用館藏基建檔案,，只允許在館內(nèi)查閱,；確需借出圖紙復(fù)制須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意并辦理借出手續(xù)，借出時(shí)間一般不超過(guò)兩天,。

第二十三條檔案利用者須履行登記手續(xù),，填寫(xiě)姓名、單位,、利用基建檔案的目的等,。原件歸還時(shí)須由經(jīng)辦人員當(dāng)面驗(yàn)收、借閱登記簿上加蓋已歸還印章并填寫(xiě)歸還日期,。

第二十四條檔案利用者應(yīng)按期歸還借出的檔案,，檔案管理人員如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)匯報(bào),，學(xué)校將按有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理,。

第七章  基建檔案工作崗位責(zé)任制

第二十五條分管基建工作的校領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)

（一）組織學(xué)習(xí)貫徹國(guó)家有關(guān)檔案工作的方針政策和法規(guī)，把檔案工作列入分管工作的發(fā)展計(jì)劃,，在經(jīng)費(fèi),、庫(kù)房、設(shè)施和人員配備等方面為發(fā)展檔案工作提供條件,。

（二）定期檢查和研究解決基建檔案工作中存在的實(shí)際問(wèn)題,。

第二十六條基建管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)

（一）編制基建檔案工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和年度計(jì)劃，制訂和健全有關(guān)的管理制度,。

（二）把基建檔案工作納入基建管理工作之中,，并監(jiān)督各部門(mén)執(zhí)行。

（三）定期檢查,，做到各個(gè)工程項(xiàng)目形成積累基建文件材料與基建進(jìn)度同步,。

（四）項(xiàng)目結(jié)束后,，組織收齊基建檔案，審查歸檔質(zhì)量是否符合完整,、準(zhǔn)確,、系統(tǒng)的要求。

（五）參加基建檔案資料的鑒定工作,。

第二十七條校檔案館職責(zé)

（一）貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的方計(jì)政策和法規(guī),，制定學(xué)校有關(guān)基建檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。

（二）監(jiān)督,、指導(dǎo),、檢查和協(xié)助基建部門(mén)做好基建文件材料的形成、積累和整理歸檔工作,。

（三）負(fù)責(zé)基建檔案資料的接收,、整理、保管,、組織、鑒定、統(tǒng)計(jì),、利用等業(yè)務(wù)工作,。

（四）積極組織開(kāi)發(fā)基建檔案資料信息資源,，充分發(fā)揮其作用。

第二十八條基建部門(mén)專(zhuān)（兼）職檔案人員職責(zé)

（一）負(fù)責(zé)基建文件材料的形成、積累,、保管和整理立卷歸檔工作,，保證文件材料的完整,、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

（二）根據(jù)文件材料不同種類(lèi)的特征,，合理分類(lèi)存放,，便于平時(shí)利用,、立卷歸檔和統(tǒng)計(jì)工作。

（三）歸檔案卷要組卷合理,，編寫(xiě)頁(yè)號(hào)準(zhǔn)確,，卷內(nèi)目錄,、案卷目錄等填寫(xiě)清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要,。

（四）接受校檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查,，按規(guī)定時(shí)間向檔案部門(mén)歸檔基建文件材料,。

（五）參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高工作水平,。

第二十九條本辦法自印發(fā)之日起施行,，原《合肥學(xué)院基本建設(shè)類(lèi)檔案工作規(guī)范》（院政辦〔2004〕23號(hào)文）同時(shí)廢止。

本暫行辦法自公布之日起執(zhí)行，由校檔案館負(fù)責(zé)解釋,。

附件：基本建設(shè)類(lèi)文件材料歸檔范圍與保管期限表

合肥大學(xué)

                                   2024年5月16日

附件

基本建設(shè)類(lèi)文件材料歸檔范圍與保管期限表

（一）綜合管理

（二）可行性研究

（三）設(shè)計(jì)基礎(chǔ)

（四）設(shè)計(jì)文件

（五）工程管理文件

（六）施工文件

（七）監(jiān)理文件

（八）基建財(cái)務(wù)

（九）竣工驗(yàn)收文件