合肥大學(xué)檔案館文件

校館〔2023〕5號(hào)

合肥大學(xué)檔案查閱、借閱辦法

一、本校工作人員因工作需要可查閱本部門(mén)立卷(件)歸檔的文件材料，若需要查閱其他部門(mén)的檔案，須經(jīng)分管檔案工作的負(fù)責(zé)人同意方可查閱。

二、凡涉及保密檔案，如黨委會(huì)議、黨政領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)席會(huì)議和校長(zhǎng)辦公會(huì)議等的記錄，原則上只允許記錄人查閱；其他人員因工作需要查閱會(huì)議記錄，必須經(jīng)分管檔案工作的負(fù)責(zé)人、校領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。 

三、非本校人員查閱我校檔案材料，必須持有單位介紹信、身份證等合法證明，經(jīng)分管檔案工作的負(fù)責(zé)人同意后方可查閱。

四、港、澳人員、臺(tái)灣同胞、海外僑胞要求利用本館開(kāi)放檔案的，須經(jīng)主管部門(mén)介紹，分管檔案工作的負(fù)責(zé)人審批后查閱，外國(guó)人利用此類(lèi)檔案，須經(jīng)學(xué)校外事管理部門(mén)介紹，經(jīng)分管檔案工作的負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。

五、畢業(yè)生遠(yuǎn)程查個(gè)人學(xué)籍材料，需將個(gè)人身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證等合法證明發(fā)到檔案館郵箱，經(jīng)檔案館工作人員核實(shí)身份之后，方可郵寄所需檔案材料。

六、受人委托查閱涉及個(gè)人隱私的檔案，須出示委托人的委托函及身份證或其它有效證件。

七、查閱尚未公開(kāi)的科研成果檔案，在征得項(xiàng)目負(fù)責(zé)人同意并經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)處室負(fù)責(zé)人同意后，方可查閱。

八、檔案原則不外借，查閱者一般應(yīng)在館內(nèi)查閱。特殊情況需要借出時(shí)，須經(jīng)分管檔案工作的負(fù)責(zé)人同意，并辦理借閱手續(xù)，時(shí)間不超過(guò)一周，延長(zhǎng)借閱時(shí)間時(shí)，需另行辦理續(xù)借手續(xù)。

九、在查閱檔案之前，應(yīng)在《查閱登記簿》上登記后，方可查閱。只準(zhǔn)查閱自己需要的部分，不準(zhǔn)翻閱其他部分內(nèi)容，閱后要當(dāng)面清點(diǎn)檔案，確保完整無(wú)損，查閱完畢，要如實(shí)填寫(xiě)檔案利用效果登記表。

十、經(jīng)檔案館工作人員同意摘錄或復(fù)制的檔案、資料，經(jīng)校對(duì)、蓋章以后生效。

十一、未經(jīng)檔案工作人員同意，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍攝或公布檔案內(nèi)容。

十二、檔案利用者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得損毀、丟失、轉(zhuǎn)借、涂改、出賣(mài)、調(diào)換、加注標(biāo)記，不許泄露保密檔案的內(nèi)容。違者按《中華人民共和國(guó)檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《安徽省檔案條例》等有關(guān)條款的規(guī)定，追究責(zé)任和處罰。

十三、檔案利用者歸還檔案時(shí)，檔案工作人員應(yīng)當(dāng)面檢查、驗(yàn)收、核查無(wú)誤，辦理注銷(xiāo)手續(xù)。

注：以上條款不含查、借閱人事檔案。

                                         合肥大學(xué)檔案館

                                         2023年12月18日